Purchase Order PO ၁ခုကို approver များသတ်မှတ်ပြီး အဆင့်ဆင့် approve သော်လည်းကောင်း၊ refuse သော်လည်းကောင်း ပြုလုပ်၍ POကို ရှေ့ဆက်သွားရန်မသွားရန် ကန့်သတ်ပေးလို့ရပါတယ်။
Approve ဖြစ်လျှင် product လက်ခံခြင်းနှင့်billဖွင့်ခြင်း ဆက်လက်လုပ်ဆောင်နိုင်ပြီး၊ refuse ဖြစ်လျှင် PO သည် cancel ဖြစ်သွားမှာဖြစ်ပါတယ်။
PO ၁ခုကိုအဆင့်ဆင့် Approve လုပ်ခြင်း
Purchase module မှာ Orders > Requests for Quotation menu ကိုနှိပ်ပါ။ Quotation အသစ်၁ခုထည့်ရန် Create button ကိုနှိပ်ပါ။ အောက်ပါအတိုင်း Quotation form ကိုမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ Vendor, product, price နှင့် အခြားလိုအပ်သော data များထည့်ပါ။
ပြီးနောက် Approver(s) tab မှာ ဒီPOအတွက်လိုအပ်တဲ့Approverများကို approveပေးမည့် အစဥ်လိုက် အတိုင်းထည့်ပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။ Approver များထည့်ပြီးပါက Submit button ကိုနှိပ်ပါ။
Submit button နှိပ်ပြီးပါက အောက်ပါပုံအတိုင်း Approver A မှစတင်၍ approve လုပ်ပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။
အောက်ပါပုံမှာ Approver A ဘက်မှာမြင်ရမယ့်ပုံဖြစ်ပါတယ်။ ညာအပေါ်ထောင့်မှ Activities icon ကိုနှိပ်ပါ။ PO Notification ၁ခုဝင်နေတာကိုမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ၄င်း PO Notification ကိုနှိပ်၍ approve လုပ်ပေးရမယ့်POကိုကြည့်နိုင်ပါတယ်။
သို့မဟုတ် Orders > Requests for Quotation menu ကိုနှိပ်ပြီး Filters: To approve ကိုရွေးလျှင်လည်း approve လုပ်ရမည့် PO list ကိုမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။
PO Notification ကိုနှိပ်ပါက အောက်ပါပုံကိုမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ PO ကိုကြည့်ရန်clickလုပ်ပါ။
Approver A က approve လုပ်ပေးရမယ့်POကိုအောက်ပါအတိုင်းမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
Approver(s) tab မှာ status က To Approve ပါ။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။ Approve Order button ကိုနှိပ်ပါ။
Approve Order button ကိုနှိပ်ပါက Approver(s) tab ထဲမှ Approver A ၏ status သည် Approved ဖြစ်သွားပြီး၊ Approver B ၏ status သည် To Approve သို့ပြောင်းသွားမှာဖြစ်ပါတယ်။ အောက်ပါပုံမှာ လေ့လာပါ။
အောက်ပါပုံမှာ Approver B ဘက်မှာမြင်ရမယ့်ပုံဖြစ်ပါတယ်။ ညာအပေါ်ထောင့်မှ Activities icon ကိုနှိပ်ပါ။ PO Notification ၁ခုဝင်နေတာကိုမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ၄င်း PO Notification ကိုနှိပ်၍ approve လုပ်ပေးရမယ့်POကိုကြည့်နိုင်ပါတယ်။
PO Notification ကိုနှိပ်ပါက အောက်ပါပုံကိုမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ PO ကိုကြည့်ရန်clickလုပ်ပါ။
Approver B က approve လုပ်ပေးရမယ့်POကိုအောက်ပါအတိုင်းမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
Approver(s) tab မှာ status က To Approve ပါ။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။ Approve Order button ကိုနှိပ်ပါ။
Approve Order button ကိုနှိပ်ပြီးပါက Approver(s) tab ထဲမှ Approver B ၏ status သည်Approved ဖြစ်သွားပါပြီ။ PO၏ status သည်လည်း Purchase Order ဖြစ်သွားပြီဖြစ်ပါတယ်။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။
PO submitter ဘက်မှာလည်း Approverများ၏statusကိုအောက်ပါအတိုင်းမြင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ Approverများအားလုံး approve ပေးပြီးဖြစ်တာကြောင့် submitter အနေနှင့် product လက်ခံခြင်း၊ bill ဖွင့်ခြင်းများ ဆက်လက်လုပ်ဆောင်လို့ရပြီဖြစ်ပါတယ်။
PO ၁ခုကိုအဆင့်ဆင့် Approve လုပ်ခြင်း ပြီးပါပြီ။
PO ၁ခုကို Refuse လုပ်ခြင်း
Approver B က approve အစား refuse လုပ်လိုလျှင် Resufe Order button ကိုနှိပ်ပါ။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။
Resufe Order button ကိုနှိပ်ပြီးပါက အောက်ပါအတိုင်း reason ထည့်ရန် popup form ၁ခုပေါ်လာပါမယ်။ Reason ရေး၍ Refuse button ကိုနှိပ်ပါ။
Refuse button ကိုနှိပ်ပြီးပါက PO ရဲ့ status က Cancelled ဖြစ်သွားမှာကိုတွေ့ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အောက်ပါပုံမှာလေ့လာပါ။
အောက်ပါပုံမှာ Approver A မှစ၍ Refuse လုပ်လျှင် မြင်ရမည့် status များဖြစ်ပါတယ်။ Approver A မှစ၍ Refuse လုပ်လျှင် Approver B ဘက်မှာ Notification ဝင်မှာမဟုတ်သလို၊ ေapprove or refuse လည်းလုပ်ပေးစရာမလိုတော့ပါ။
PO သည် Cancelled ဖြစ်သွားပြီဖြစ်လို့ submitter အနေဖြင့် ဆက်လက်၍ product လက်ခံခြင်း၊ bill ဖွင့်ခြင်း လုပ်၍မရတော့ပါ။
PO ၁ခုကိုအဆင့်ဆင့် Refuse လုပ်ခြင်း ပြီးပါပြီ။ ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။
