လက်ရှိမှာ Systematic လုပ်ငန်းစဉ်တွေ ဒါမှမဟုတ် Digital နည်းပညာတွေ မသုံးဘဲ manual (ကိုယ်တိုင်လုပ်/လက်ရေးမူ) စနစ်နဲ့ပဲ လည်ပတ်နေတဲ့ လုပ်ငန်းတစ်ခုဟာ Digital Transformation (ဒစ်ဂျစ်တယ်စနစ်သို့ ကူးပြောင်းခြင်း) ကို စတင်တော့မယ်ဆိုရင် ဒါဟာ အင်မတန်မှ မှန်ကန်တဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တစ်ခုပါ။
မြန်မာနိုင်ငံက လုပ်ငန်းအတော်များများမှာ "လူရှိမှ အလုပ်ဖြစ်မယ်" ဒါမှမဟုတ် "ခေါင်းထဲမှာပဲ မှတ်ထားတယ်" ဆိုတဲ့ ပုံစံမျိုးတွေ ရှိတတ်ပါတယ်။ ဒါကို စနစ်တကျ ဒစ်ဂျစ်တယ်ပြောင်းဖို့အတွက် မပြောင်းလဲခင်နဲ့ ပြောင်းလဲနေစဉ်အတွင်းမှာ ပြုလုပ်သင့်တဲ့ Best Practices (၅) ချက်ကို ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။
1. Map and Audit Your Current "Analog" Workflows
( လက်ရှိ လုပ်ငန်းစဉ်များကို အစအဆုံး ပြန်လည်ဆန်းစစ်ခြင်း )
Software သို့မဟုတ် System တစ်ခုခု မဝယ်ခင်မှာ ကိုယ့်လုပ်ငန်းက အခုလက်ရှိ ဘယ်လိုလည်ပတ်နေသလဲဆိုတာကို အရင်ဆုံး "စာရွက်ပေါ်မှာ" အစအဆုံး ချရေးကြည့်ရပါမယ်။ လုပ်ငန်းအတော်များများဟာ အမှားအယွင်းများနေတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ဟောင်းကိုပဲ နည်းပညာသုံးပြီး အလိုအလျောက် (Automate) လုပ်မိတတ်ကြပါတယ်။ ဒါဟာ ပြဿနာကို ပြေလည်စေမယ့်အစား အမှားတွေကို ပိုမြန်မြန် ဖြစ်ပေါ်စေရုံပဲ ရှိပါလိမ့်မယ်။
အချက်အလက်ရှာဖွေခြင်း (The Audit): ဝယ်သူဆီက အော်ဒါတက်လာတာကနေ ပစ္စည်းပို့ပြီး ငွေချေတဲ့အထိ အဆင့်ပေါင်း ဘယ်လောက်ရှိသလဲ? ဘယ်နေရာမှာ ကြန့်ကြာနေသလဲ? ဘယ်သူတွေက ကိုင်တွယ်နေသလဲ? ဆိုတာကို သိဖို့လိုပါတယ်။
အလေအလွင့်ကို ရှာဖွေခြင်း (Identify Waste): အမှားအယွင်းများနေတဲ့ Manual စနစ်ကို ဒီအတိုင်း Digital ပြောင်းလိုက်ရင် "အမှားတွေ ပိုမြန်လာတာ" ပဲ အဖတ်တင်ပါလိမ့်မယ်။ မှတ်စုစာအုပ်ထဲက အချက်အလက်တွေကို Invoice ထဲ ပြန်ကူးထည့်နေရသလိုမျိုး ထပ်တလဲလဲ လုပ်နေရတဲ့ manual အလုပ်တွေကို ရှာဖွေပါ။ ဒါကြောင့် အရင်ဆုံး ကိုယ့်လုပ်ငန်းစဉ်ကို ရှင်းလင်းအောင် လုပ်ပါ။
2. Define Business Outcomes, Not Tech Requirements
(ရည်မှန်းချက် ပန်းတိုင်ကို တိတိကျကျ သတ်မှတ်ခြင်း )
"ခေတ်မီချင်လို့ Digital ပြောင်းတာ" ဆိုတာမျိုးထက် ဘာကို တိုးတက်ချင်တာလဲဆိုတာကို သေချာသတ်မှတ်ပါ။ Digital Transformation ဆိုတာ IT ပရောဂျက်တစ်ခု မဟုတ်ဘဲ စီးပွားရေးမဟာဗျူဟာ တစ်ခုသာ ဖြစ်ပါတယ်။ "ငါတို့ ERP စနစ်တစ်ခု လိုချင်တယ်" လို့ စပြောမယ့်အစား " Sale Order တွေကိုင်တွယ်တဲ့ အချိန်ကို ၄၀% လျှော့ချချင်တယ်" ဆိုတာမျိုးကနေ စတင်ပါ။
SMART Goal များ ချမှတ်ပါ (Be specific): "လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည် တိုးတက်ဖို့" လို့ ယေဘုယျ ပြောမယ့်အစား "နောက် ၆ လအတွင်း စာရွက်စာတမ်း အလေအလွင့်ကို ၈၀% လျှော့ချမယ်" ဆိုတာမျိုး ရည်မှန်းပါ။
တန်ဖိုးရှိမည့်အရာကို ဦးစားပေးပါ (Prioritize Value): အကျိုးသက်ရောက်မှု အသိသာဆုံးဖြစ်မယ့် ဌာနတစ်ခု (ဥပမာ- အရောင်းဌာန သို့မဟုတ် ကုန်ပစ္စည်းစီမံခန့်ခွဲဌာန) ကို အရင်ဆုံး စတင်ပြောင်းလဲပါ။ ဒါမှ ကျန်ရှိသောဝန်ထမ်းတွေပါ စိတ်အားထက်သန်လာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။
ဥပမာ (Example Goal ): "လကုန်ရင် စာရင်းပိတ်ရတာ မြန်ချင်လို့"၊ "ပစ္စည်းလက်ကျန်ကို ဖုန်းထဲကနေ အချိန်မရွေး ကြည့်ချင်လို့" စသဖြင့် တိကျတဲ့ ရည်မှန်းချက်ရှိရင် ဘယ်လို Software မျိုးကို ရွေးချယ်ရမလဲဆိုတာ ပိုရှင်းလင်းသွားပါလိမ့်မယ်။
3. Prioritize "People-First" Change Management
( ဝန်ထမ်းများ၏ စိတ်ပိုင်းဆိုင်ရာကို ပြောင်းလဲဖို့ပြင်ဆင်ပေးခြင်း )
ဒစ်ဂျစ်တယ်ပြောင်းလဲမှုမှာ အခက်ခဲဆုံးက နည်းပညာမဟုတ်ဘဲ "လူ" ဖြစ်ပါတယ်။ အပြောင်းအလဲကို ကြောက်တဲ့ဝန်ထမ်းတွေ ဒါမှမဟုတ် "အရင်ကလည်း ဒီလိုပဲလုပ်တာ အဆင်ပြေတာပဲ" ဆိုတဲ့ စိတ်ရှိသူတွေကို စည်းရုံးဖို့ လိုပါတယ်။အ ကြီးမားဆုံး အခက်အခဲဟာ ဆော့ဖ်ဝဲလ်မဟုတ်ဘဲ နှစ်ပေါင်း ၂၀ ကြာ အကျင့်ဟောင်းအတိုင်း လုပ်လာတဲ့ ဝန်ထမ်းတွေပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီစနစ်သစ်ဟာ သူတို့အတွက် ခြိမ်းခြောက်မှုလို့ ခံစားရရင် စနစ်ကို အသုံးမပြုဘဲ ရှောင်ဖယ်သွားကြပါလိမ့်မယ်။
အကျိုးကျေးဇူးကို ပြပါ( The Advantages ): ဒီစနစ်သစ်ကြောင့် သူတို့ အလုပ်ပိုရှုပ်သွားမှာမဟုတ်ဘဲ လက်ရေးနဲ့ စာရင်းသွင်းရတာတွေ၊ အမှားရှာရတာတွေ သက်သာသွားမှာဖြစ်ကြောင်း ရှင်းပြပါ။
အကြောင်းရင်းကို ရှင်းပြပါ (The "Why" Story): ဘာကြောင့် ပြောင်းလဲရတယ်ဆိုတာကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ပြောပြပါ။ သူတို့ရဲ့ အလုပ်တွေ ဘယ်လို ပိုသက်သာသွားမလဲဆိုတာကို အဓိကထား ပြောပါ (ဥပမာ- "ညနေပိုင်း စာရွက်စာတမ်းတွေ စာရင်းသွင်းဖို့ နောက်ကျမှ ပြန်ရတာမျိုး မရှိတော့ဘူး" စသဖြင့်)။
ဦးဆောင်သူများ ထားရှိပါ (Digital Champions): ဝန်ထမ်းတွေကို စနစ်သစ်နဲ့ ပတ်သက်ပြီး ကျွမ်းကျင်အောင် အချိန်ပေး သင်တန်းပေးပါ။ နည်းပညာ နားလည်တဲ့ ဝန်ထမ်းတွေကို ဌာနအလိုက် ရွေးချယ်ပြီး သူတို့ကို အရင်ဆုံး စတင်အသုံးပြုစေပါ။ သူတို့ကတစ်ဆင့် ကျန်ရှိနေသော လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို ကူညီသင်ပြပေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။
4. Clean Your Data Before Moving It
( ဒေတာအချက်အလက်များကို စီစစ်ခြင်း )
စနစ်သစ်ထဲကို အချက်အလက်တွေ မထည့်ခင် လက်ရှိရှိနေတဲ့ စာရင်းဇယားဟောင်းတွေကို အရင်ဆုံး စစ်ဆေးရပါမယ်။ အပြင်မှာ မှတ်တမ်းတင်ထားတဲ့ အချက်အလက်တွေက ရှုပ်ပွနေမယ်ဆိုရင် ဒစ်ဂျစ်တယ်စနစ်ထဲ ရောက်တဲ့အခါမှာလည်း အရှုပ်အထွေးတွေပဲ ဖြစ်လာမှာပါ။ ဒါကို "အမှိုက်တွေ ထည့်ရင် အမှိုက်တွေပဲ ထွက်လာမယ်" (Garbage In, Garbage Out) လို့ ခေါ်ပါတယ်။
Garbage In, Garbage Out: အချက်အလက် အမှားတွေ (ဥပမာ- ဖုန်းနံပါတ်အမှား၊ နာမည်တူနှစ်ခုဖြစ်နေတာ၊ လက်ကျန်စာရင်းအမှား) ကို စနစ်သစ်ထဲ ထည့်လိုက်ရင် ထွက်လာတဲ့ Report တွေကလည်း အမှားတွေပဲ ဖြစ်နေမှာပါ။
အချက်အလက် စစ်ဆေးခြင်း (Data Scrubbing): စနစ်သစ်ထဲကို ဖောက်သည်စာရင်း ဒါမှမဟုတ် စတော့စာရင်းတွေ မထည့်ခင်မှာ အချက်အလက်တွေ မှန်ကန်ရဲ့လား၊ ထပ်နေတာတွေ ရှိလား၊ ဖုန်းနံပါတ်တွေက Format တစ်ခုတည်း ဖြစ်ရဲ့လား ဆိုတာတွေကို သေချာ စစ်ဆေးပြင်ဆင်ပါ။
အသစ်ပြန်စပါ ( Restart ): ဒစ်ဂျစ်တယ်စနစ်ထဲကို တိကျမှန်ကန်တဲ့ Data တွေပဲ စာရင်းသွင်းပါ။
စီမံအုပ်ချုပ်မှု (Governance): စနစ်သစ်ထဲကို ဘယ်သူတွေက ဒေတာသွင်းခွင့်ရှိလဲ၊ ဘယ်သူက ပြင်ဆင်ခွင့်ရှိလဲဆိုတာကို သတ်မှတ်ထားပါ။ ဒါမှ ဒေတာတွေ ပြန်ရှုပ်မသွားမှာ ဖြစ်ပါတယ်။
5. Adopt a "Pilot and Scale" (Phase) Approach
( တဖြည်းဖြည်းချင်း အဆင့်လိုက် ပြောင်းလဲခြင်း )
လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံးကို တစ်ရက်တည်းနဲ့ အကုန်ပြောင်းပစ်ဖို့ မကြိုးစားပါနဲ့။ တနင်္လာနေ့ မနက်မှာ အရာအားလုံးကို တစ်ပြိုင်နက် ပြောင်းလဲပစ်ဖို့ မကြိုးစားပါနဲ့။ အားလုံးကို တစ်ခါတည်း အတင်းပြောင်းလဲလိုက်ခြင်းဟာ (Big Bang implementation) တစ်ခုခု မှားယွင်းသွားတဲ့အခါ လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံး ရပ်တန့်သွားစေနိုင်ပါတယ်။
ရှေ့ပြေးစမ်းသပ်မှု (Pilot Unit): အရေးကြီးဆုံးဖြစ်တဲ့ အရောင်းဌာန ဒါမှမဟုတ် (Inventory) ဌာန တစ်ခုတည်းကို အရင်ဆုံး စမ်းသုံးကြည့်ပါ။
တုံ့ပြန်ချက် ရယူခြင်း (Feedback Loops): အစမ်းသုံးတဲ့ ကာလမှာ ကြုံရတဲ့ အခက်အခဲနဲ့ အမှားအယွင်းတွေကို မှတ်သားထားပါ။ လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံးကို မချဲ့ထွင်ခင် ဒီပြဿနာတွေကို အရင်ဆုံး ဖြေရှင်းပါ။ တစ်နေရာတစ်ခု အဆင်ပြေပြီဆိုမှ ကျန်တဲ့ဌာနတွေ သို့မဟုတ် Branch များကို တစ်ဆင့်ချင်း တိုးချဲ့သွားပါ။
Summary Quick Reference
Best Practice | Focus Area | Future Advantages |
လုပ်ငန်းစဉ် ဆန်းစစ်ခြင်း | Process | လိုအပ်တာထက် ပိုလုပ်နေရတဲ့ အဆင့်တွေကို ဖယ်ရှားနိုင်ခြင်း။ |
လူကို ပြင်ဆင်ခြင်း | People | ဝန်ထမ်းများက စနစ်သစ်ကို တက်ကြွစွာ အသုံးပြုလာခြင်း။ |
ဒေတာ သန့်စင်ခြင်း | Data | စာရင်းဇယားများ တိကျမှန်ကန်လာခြင်း။ |
အဆင့်လိုက် ပြောင်းလဲခြင်း | Execution | လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှု မပြတ်တောက်ဘဲ အန္တရာယ်ကင်းစွာ ပြောင်းလဲနိုင်ခြင်း။ |
ပန်းတိုင် သတ်မှတ်ခြင်း | Strategy | ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှုနှင့် ထိုက်တန်သော ရလဒ်ထွက်ပေါ်ခြင်း။ |
ဒစ်ဂျစ်တယ်စနစ်သို့ ကူးပြောင်းခြင်း (Digital Transformation) ဆိုသည်မှာ Software တစ်ခုကို ဝယ်ယူအသုံးပြုလိုက်ရုံမျှသာ မဟုတ်ဘဲ လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံး၏ အလုပ်လုပ်ပုံ Culture နှင့် Critical Thinking ကိုပါ ခေတ်မီအောင် အဆင့်မြှင့်တင်ခြင်း ဖြစ်ပါသည်။ နိဂုံးချုပ်အနေဖြင့် အကြံပြုလိုသည်မှာ -
၁။ စိတ်ရှည်ပါ။ အပြောင်းအလဲတစ်ခုတွင် အစပိုင်း၌ အခက်အခဲများ၊ အမှားအယွင်းများ ရှိနိုင်သော်လည်း ရေရှည်တွင် အချိန်ကုန်သက်သာခြင်း၊ အမှားနည်းခြင်းနှင့် လုပ်ငန်းချဲ့ထွင်နိုင်ခြင်း စသည့် အကျိုးကျေးဇူးများကို မလွဲမသွေ ရရှိမည် ဖြစ်ပါသည်။
၂။ ခေါင်းဆောင်မှုက အရေးကြီးပါသည်။ လုပ်ငန်းရှင် သို့မဟုတ် စီမံခန့်ခွဲသူကိုယ်တိုင်က တွန်းတွန်းတိုက်တိုက်နှင့် စနစ်တကျ ဦးဆောင်မှသာ ဝန်ထမ်းများက လိုက်ပါဆောင်ရွက်မည် ဖြစ်ပါသည်။
၃။ အမြဲတမ်း သင်ယူပါ။ နည်းပညာသည် အမြဲပြောင်းလဲနေသောကြောင့် ယခုစတင်လိုက်သော ခြေလှမ်းသည် သင့်လုပ်ငန်းကို ပိုမိုခိုင်မာပြီး ခေတ်နှင့်အညီ တိုးတက်စေမည့် အကောင်းဆုံး ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှုတစ်ခု ဖြစ်လာပါလိမ့်မည်။
